派遣管理システムのメリット・デメリットとは？導入コストについても解説

人材派遣業界もシステム化・効率化が進んでおり、スタッフ情報・勤怠管理・契約書作成・請求業務などを一元管理できるような派遣管理システムを導入する派遣会社が増えています。

しかし、現在もExcelや従来の古いワークフローのまま運用しているケースもあり、次のような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

「派遣管理システムにはどのようなメリット・デメリットがある？」
「どのようなシステムを選べば良い？」

本記事では、まず派遣管理システムの概要を解説し、導入するメリット・デメリットについてお伝えします。派遣管理システムを選ぶ際のポイントや料金体系についても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

なお、株式会社テクノロジーズが提供する「jobs」は、スタッフ管理・案件管理・契約書管理から勤怠・請求まで一元管理できる、中小派遣会社向けの派遣管理システムです。

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派遣管理システムとは？

派遣管理システムとは、人材派遣会社が行う業務を一元管理するシステムです。
主な機能としては、下記などが挙げられるでしょう。

主な機能	詳細
案件管理	派遣先企業の派遣依頼を一元管理して、適性のあるスタッフとのマッチングをサポート。
スタッフ管理	登録しているスタッフの個人情報やスキル・経歴などを管理し、検索によりすぐに確認できる。
契約書管理	契約書関連の自動作成・電子化・保管などを行う。
勤怠管理	スタッフの勤怠を管理・記録し、残業・深夜・休日労働時間についても自動計算できる。
給与管理	勤怠データに基づいて、給与の自動計算・明細発行などを自動化できる。
請求管理	派遣先企業宛の請求書を自動作成・電子化・保管し、入金管理もできる。

他にも各派遣管理システムに複数の機能が備わっており、標準で利用できる機能と、オプションで利用できる機能に分かれているケースもあります。

派遣管理システムを導入すると、従来Excelや紙台帳で管理していた情報をシステムに集約できるため、情報の重複入力や転記ミスを防ぐことができます。

他にもスタッフ管理の作業効率が上がったり、営業で情報をリアルタイム確認することも可能です。
業務全体の効率化を図るのはもちろん、売上の向上まで期待できるのが魅力と言えるでしょう。

近年は中小規模の派遣会社向けに特化した低コストのクラウド型システムも普及しており、導入のハードルは以前よりも大幅に下がっています。

派遣管理システムの7つのメリット

派遣管理システムの導入には、主に以下の7つのメリットがあります。

• 業務を効率化できる
• セキュリティ対策できる
• 営業・契約状況が可視化される
• 請求・支払いのミスが減る
• 結果的にコスト削減につながる
• 法令に確実に対応できる
• マッチング精度が向上する

ここでは、それぞれのメリットについて、詳細をお伝えします。

業務を効率化できる

スタッフ情報・契約情報・勤怠データをシステム上で一元管理することで、これまで手作業で行っていた転記作業や手入力の手間を大幅に削減できます。

複数のExcelファイルを行き来しながら情報を管理していると、どのファイルが最新かわからなくなったり、更新漏れが発生したりすることがあるでしょう。

これに対して、システムであれば必要な情報をすぐに検索・抽出できます。
また、情報の一元化により属人化を防ぐ効果もあります。

担当者が不在の場合でも、他のメンバーがスムーズに対応できる体制が整うのは大きなメリットと言えるでしょう。

セキュリティ対策できる

紙やExcelでスタッフの個人情報を管理している場合、ファイルの紛失・流出・誤送信といったリスクが常に伴います。

情報漏洩は信用問題に直結するため、特に個人情報を大量に扱う派遣会社にとっては深刻なリスクです。

クラウド型の派遣管理システムであれば、アクセス権限の設定や操作履歴の管理など、システム側でセキュリティ対策が講じられているため、情報漏洩のリスクを抑えられます。

誰がいつ何の情報にアクセスしたかを記録・追跡できるため、情報管理の透明性も高まります。

営業・契約状況が可視化される

契約状況や案件の進捗をシステム上でリアルタイムに一覧管理できることで、営業活動の質が向上します。

担当者の引き継ぎや代理対応の際にも、システム上に情報が集約されているため、スムーズに状況を把握できます。

また、商談中にスタッフの稼働状況や空き状況を即時確認できるため、提案の精度と速度が上がり、受注機会を逃しにくくなるでしょう。

ただ業務が効率化されるだけではなく、営業・売上にも恩恵があるのが派遣管理システムのメリットです。

請求・支払いのミスが減る

勤怠データと請求・給与計算を連携させることで、計算ミスを減らすこともできます。

手作業での計算では、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすく、請求漏れが起きても気づきにくいという課題があります。

システムを活用することで、勤怠データをもとに給与・請求金額を自動集計できるため、業務の正確性と効率が大きく向上します。

結果的にコスト削減につながる

業務効率化やミス削減の積み重ねは、人件費や残業時間の削減につながります。

特に管理担当者が限られている中小規模の派遣会社ほど、システム導入による一人あたりの業務負荷軽減の効果を実感しやすい傾向があります。

また先述した通り、契約状況や案件の進捗をリアルタイムに一覧管理することで、営業活動の質が向上します。
営業活動の質は売上にも大きく関わってくる部分です。

派遣管理システムの導入には一定のコストがかかりますが、人件費の削減や売上向上によって、コスト以上のメリットが得られる可能性は高いと言えます。

法令に確実に対応できる

労働者派遣法は頻繁に改正が行われます。
改正のたびに法定帳票の様式や記載事項が変わるため、手作業で追いかけるのは容易ではありません。

派遣管理システムであれば、法改正に応じてシステム提供側が機能や帳票を自動更新します。
派遣元管理台帳や就業条件明示書など法定帳票の作成負担が軽減されるだけでなく、対応漏れによる法令違反リスクも低減できます。

法改正対応が遅れることは、事業許可に関わる信用リスクにもなりえるため、この点は意外に重要なポイントです。

今まで弁護士に都度相談して対応していた内容も、派遣管理システムの自動更新によって省略できるため、結果的にはコスト削減になる場合もあります。

マッチング精度が向上する

スタッフのスキル・資格・希望条件・稼働状況などをシステム上で管理・検索できることで、派遣先のニーズに合ったスタッフを素早く提案できるようになります。

マッチング精度が上がることで、派遣先との契約後のミスマッチを防ぎ、スタッフの稼働率向上にもつながります。
また、紹介できるスタッフの選択肢を広げることで、商談時の提案力も強化できるでしょう。

売上にも関与している部分になるので、重要なポイントです。

派遣管理システムの3つのデメリット

便利な派遣管理システムですが、導入前に知っておくべきデメリットも存在します。

• 導入コストがかかる
• 使いこなすのに時間がかかる
• 既存の業務フローに合わない場合がある

ここでは上記3つについて詳細をお伝えします。

導入コストがかかる

多くの派遣管理システムでは、初期費用・月額費用などの導入コストが発生します。
多機能なシステムほど、月額費用が高くなる傾向があります。

ここの選び方を間違ってしまうと、余計なコストをかけてしまったり、コストに対して十分な効果が得られない場合もあるので注意しましょう。

機能数や導入コストは各派遣管理システムで異なるため、必要な機能と費用を見比べながら検討する必要があります。

また、料金が従量課金制なのか、完全定額制なのかなど、料金体系が複雑な場合もあります。
詳細は「派遣管理システムの導入コスト目安」で後述していますので、参考にしてみてください。

使いこなすのに時間がかかる

新しいシステムの操作に慣れるまでには、一定の習熟期間が必要です。
特に現場スタッフが多い場合や、これまでアナログで業務を行ってきた場合は、定着までに時間がかかるケースがあります。

そのため、どんなにシステムが優れていても、サポートが得られないと導入はスムーズに進みづらいです。

サポート体制の充実度がシステム定着のスピードを大きく左右するため、導入前や比較・選定時には各派遣管理システムにおける、サポートの手厚さを確認しておくことが大切です。

既存の業務フローに合わない場合がある

自社の運用方法とシステムの仕様が噛み合わないケースがあります。

カスタマイズ性の低いシステムを選んでしまうと、現場の業務フローを無理にシステムに合わせる必要が生じ、かえって非効率になるリスクがあります。

導入前にシステムのデモや無料トライアルを通じて、現在の業務フローとの相性を確認しておくことが大切です。

派遣管理システムを選ぶ際のポイント

数あるシステムの中から自社に最適なものを選ぶためには、以下の3つのポイントが大切です。

• 料金体系（従量課金か定額制か）
• 機能の充実度・カスタマイズ性
• 既存の業務フローとの相性

各派遣管理システムで使い勝手や費用、カバーできる機能などは異なるため、事前に確認しておくようにしましょう。

料金体系（従量課金か定額制か）

派遣管理システムの料金体系は大きく「従量課金型」と「定額制」の2種類があります。

従量課金型は登録スタッフ数やアカウント数・機能の追加ごとに費用が増える仕組みです。

スタッフ人数が多い・少ないによってコストが大きく変動するため、事業規模の変化が多い派遣会社ほど料金の予測が立てにくくなります。

一方、定額制は毎月固定費用のみで運用でき、スタッフが増えても追加費用が発生しないため、将来的な事業拡大を見据えたコスト管理がしやすいという特徴があります。

機能の充実度・カスタマイズ性

必要な機能が網羅されているかどうかを確認することはもちろん、逆に機能が多すぎて使いこなせない「オーバースペック」にも注意が必要です。

自社の業務フローに必要な機能が過不足なく揃っているか、またカスタマイズで対応できる範囲がどこまでかを事前に確認しておくと、導入後のミスマッチを防ぐことができます。

既存の業務フローとの相性

既存の業務フローにあっているかどうかも重要なポイントです。
せっかく派遣管理システムを導入しても、既存の業務フローと上手に組み合わせることができなければ、効率化の恩恵が得られません。

特に、自社の業務フローに対して、クラウド型が適しているか、オンプレミス型が適しているかは必ず確認しておきましょう。

クラウド型はサーバー管理が不要で、高スペックなシステムを低コストで利用することができ、システムに関する管理費用もかからないため、近年主流になっています。

一方、オンプレミス型は社内ネットワーク内での管理が可能なため、セキュリティポリシー上の制約がある場合に選ばれることがあります。

クラウド型が向いているケース	・初期投資を抑えたい ・中小規模の派遣管理で使いたい ・ITリソースが限られている ・なるべく早く導入したい ・システム管理に手間をかけたくない
オンプレミス型が向いているケース	・大規模な派遣管理で使いたい ・高度なセキュリティ対策が求められる ・既存業務フローに合わせて大きくカスタマイズが必要 ・初期費用をかけてランニングコストは抑えたい

また、既存の業務フローの中でシステム化したくない部分は、別途切り離して運用できるかどうかも重要なポイントです。
自社の業務フローに合わせて必要な範囲だけ導入できるか、置き換えたくない業務については柔軟に残せるかを確認しましょう。

どの機能を選べばよいか分からない場合や、自社の業務フローをどのように整理すればよいかイメージが湧かない場合は、派遣管理システムの提供会社に相談してみるのがおすすめです。

「jobs」では既存の業務フローをヒアリングし、必要な機能のみご提案することが可能です。
システム化したくない業務については柔軟に残せるため、理想的な形で運用できます。

無駄な費用や作業を省くことができるので、まずはお気軽にご相談ください。

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派遣管理システムの導入コスト目安

派遣管理システムの費用は、一般的に「初期費用」「月額費用」「オプション費用」で構成されています。

初期費用は無料〜30万円程度が相場で、システムの規模や機能によって大きく異なります。月額費用については、スタッフ数・アカウント数・機能追加ごとに課金される従量課金型の場合、おおよそ月3万円〜（規模・オプションにより変動）が一般的です。

よくあるシステムの費用内訳としては、下記などが挙げられます。

初期費用の内訳	・システムライセンス費用 ・初期設定の代行費用 ・カスタマイズ費用 ・データ移行費用 ・システム連携費用 ・研修/トレーニング費用　など
月額利用料の内訳	・基本利用料 ・ユーザーライセンス費用 ・ストレージ追加費用 ・サポート/保守費用 ・サーバー利用料 ・バージョンアップ料　など

一見安く見える派遣管理システムでも、登録スタッフ数の追加やオプション費用でコストが膨大になることもあるので注意しましょう。特に従量課金型のシステムは当初の想定よりも費用が膨らむケースが多いので、内訳や利用規模などを慎重に検討することが大切です。

なお、中小規模の派遣会社には、派遣管理システムの「jobs」がおすすめです。

「jobs」であれば、初期費用0円・月額3.3万円（税込）の完全定額制で、費用負担を抑えて導入可能です。
他社システムでよくありがちな、登録スタッフ数・アカウント数・利用機能が増えても追加費用は一切かかりません。

コストの見通しが立てやすく、特に中小規模の派遣会社にとって導入しやすい料金体系となっています。

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派遣管理システムについてよくある質問

最後に派遣管理システムについてよくある質問について回答します。

導入にはどのくらいの期間がかかる？

システムの種類によって異なりますが、クラウド型であれば数日〜数週間程度で利用を開始できるケースが多いです。一方、オンプレミス型はサーバー環境の構築が必要なため、数ヶ月程度かかることもあります。

初期設定・データ移行・操作研修などの工程によっても期間は前後します。

なお、株式会社テクノロジーズの派遣管理システム「jobs」は、最短1日で稼働を開始できるシンプルな設計になっており、専任サポートによる丁寧なオンボーディングも提供しています。

クラウド型とオンプレミス型はどちらを選ぶべき？

テレワーク対応や初期コストの低さを重視するのであればクラウド型が適しています。

社内のセキュリティポリシーや既存システムとの連携の都合上、オンプレミス型を選ぶケースもありますが、近年は中小規模の派遣会社を中心にクラウド型が主流になっています。

派遣管理システムで業務効率化を図る

派遣管理システムを導入することで、業務効率化・セキュリティ強化・コスト削減・法令対応など、派遣会社が抱える多くの課題を解決できます。

ただし、システムによって機能数や料金体系が異なるため、導入は慎重に判断するようにしましょう。
特に料金体系・機能の充実度・業務フローとの相性の3点を必ず確認しておくことをおすすめします。

特に料金は、スタッフ数が増えるごとに費用が膨らむ従量課金型ではなく、コストの見通しが立てやすい定額制を選ぶのがおすすめです。

「jobs」であれば、初期費用0円・月額3.3万円の完全定額制で、勤怠・給与・請求の管理から案件獲得・スタッフ獲得機能まで一元化できます。

専任サポートにより、はじめての導入でも安心してご利用いただけますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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